מהי אוטומציה מטרותיה והכלים שעוזרים ליצור אותה
מה זה אוטומציה?
לפני שנבין מהי אוטומציה בואו ננסה להיכנס לראשו של בעל עסק שטרוד במשימות השונות בעסק שלו.
בין אם הוא עוסק במתן שירות או במכירה של מוצרים יש משימות שחייבות להיות מבוצעות כדי שהעסק ימשיך לתפקד.
משימות שקשורות לשיווק, מכירות, ושירות לקוחות לדוגמא, חייבות להיות מבוצעות כל יום כל הזמן.
שיווק חייב להיות מבוצע 24 שעות ביממה 7 ימים בשבוע ללא הפסקה.
שלא לדבר על משימות שקשורות לתחום המקצועי של בעל העסק כדי שהוא יספק את השירות או המוצר שהוא מוכר.
וזה מה שמאד מאד מפתיע !!!
למעשה, חלק גדול מהמשימות האלה, לפי סטטיסטיקה בערך 60% מהן, יכולות להיות מבוצעות על ידי תהליך אוטומטי.
במבט ראשון זה נראה מאד מפתיע ואפילו מוזר כי איך יכול להיות שניתן לבצע הרבה משימות בצורה אוטומטית ויעילה
במקום לבצע אותן בצורה ידנית מעייפת וגם חשופה לטעויות אנוש?
הרי אם כל בעל עסק שרוצה לייעל ולקדם את העסק שלו יודע את מה שכתוב לעיל מדוע הוא לא בונה תהליכים אוטומטיים
כאלה? זה ברור מן הסתם שהוא חייב לעשות את זה.
אז הנה התשובה
ההסבר לכך שבעלי עסקים לא מבצעים את כל הנ"ל הוא, שנדרשים ידע ומקצועיות בכדי לבנות תהליכים אוטומטיים בעסק.
בעל עסק שממילא טרוד בהרבה משימות שהוא חייב לבצע פשוט "לא מגיע" להתעסקות הזאת שדורשת תכנון נכון,
בחירת כלים נכונה לאוטומציה, ויישום שמחייב ניסיון קודם.
מעבר לכך, לעיתים קרובות לבעל העסק אין את המודעות לכלים ולמה שהאוטומציה מסוגלת לעשות בתהליכים בעסק שלו.
כדי לקבל מודעות כזאת חייבים להיות מעודכנים כל הזמן בכלי תוכנה וטכנולוגיות חדשות וזה דורש כאמור זמן ותשומת לב
נוספת, מה שאין לבעל עסק שטרוד ועסוק "עד מעל הראש" גם בלי כל זה.
התשובה כמובן היא ליישם אוטומציה בעסק
אוטומציה בהקשר שלנו היא מכלול הפעילויות והיישומים שאותם עסק מבצע כדי להפוך תהליכים עסקיים שמבוצעים ידנית בדרך כלל (או "חצי ידנית") להיות מבוצעים בצורה אוטומטית לחלוטין.
הכלים שבאמצעותם מיישמים את האוטומציה הם ברוב המקרים שירותי תוכנה שונים בענן כלומר שירותי SaaS כלומר Software as a Service,
אבל לעיתים גם נעשה שימוש בכלי תוכנה מקומיים בעסק שלא נימצאים בענן.
האוטומציה עוזרת לעסקים לחסוך זמן, להגביר את היעילות ולהפחית עלויות ובאמצעותה ניתן לבצע תהליכים ומשימות, כך שניתן לבצע אותם מהר יותר ועם פחות שגיאות.
ניתן להשתמש באוטומציה למגוון משימות, החל מהזנת נתונים, שיווק, מכירות, שירות לקוחות, תפעול שוטף, ניהול קשרי לקוחות, ועוד
מה המטרה של האוטומציה
בסופו של דבר המטרה של האוטומציה היא לחסוך זמן ולחסוך כסף.
לחסוך זמן יקר של בעל העסק או עובדים אחרים בעסק ולהקל עליהם בביצוע כמות המשימות שהם יהיו חייבים לבצע באופן ידני.
לחסוך כסף, מאחר ובפועל שעה של בעל העסק שווה כסף וכל שעה של העסקת עובד שיהיה חייב לבצע את המשימות עולה כסף.
איך מתכננים אוטומציה בעסק
כשרוצים ליישם אוטומציה בעסק חייבים להבין שיש חשיבות מכרעת לבחירת התהליכים הנכונים שאותם נהפוך לאוטומטיים.
ברור שאם זמן הביצוע של תהליך מסוים בעסק הוא חמש דקות לדוגמא, אין שום טעם להפוך אותו לאוטומטי מאחר ולא יהיה
בזה כדאיות מבחינת עלות / תועלת וגם מבחינת החזר על השקעה – ROI , מאחר ויש עלות ליישום אוטומציה, גם כספית וגם בזמן של
ההטמעה שלה בעסק.
בשלב הראשון, קודם כל צריך למפות את התהליכים בעסק ולהבין איזה תהליכים יהיה כדאי להפוך לאוטומטיים מתוך השיקולים המתוארים לעיל.
תהליכים שהם בליבת הפעילות של העסק והם גוזלים הרבה זמן ועולים הרבה כסף הם התהליכים שאותם נרצה להפוך לאוטומטיים.
בשלב השני, צריך יהיה לתכנן באופן פרטני את אופן העבודה של התהליכים או תהליך האוטומציה שאותם נרצה ליישם בעסק.
שלב התכנון הוא קריטי מאחר ובתכנון לא נכון או הכי גרוע, ללא תכנון בכלל, יש סכנה שהתהליך לא יקח בחשבון את כל האפשרויות
שרלוונטיות לעסק, לא יבצע באופן יעיל מספיק את מה שהוא אמור לבצע, ולא יעשה שימוש בכלי אוטומציה מתאימים לעסק.
סכנה נוספת שנובעת מחוסר תכנון נכון היא שבסוף יישום האוטומציה עלולים להתגלות כל מיני דברים שלא שמו אליהם לב,
ואז כדי ליישם אותם יהיה צריך לחזור אחורה ושוב לשכתב את כל התהליך מחדש כדי לטפל בדברים האלה.
וזה "הסיוט" הכי גדול שיכול להיות לעסק שרוצה ליישם אוטומציה, זה יעלה יותר כסף ויותר זמן ויותר עוגמת נפש לכל המעורבים.
חשוב להדגיש, שאנחנו כאנשי אוטומציה מקצועיים "מפרקים" את תהליך התכנון לעוד שלבים חשובים מאד שלא נרחיב כאן לגביהם.
רק נאמר שאנחנו מתכננים אוטומציה לפי מתודולוגיה מודרנית של Agile ששמה לה למטרה לבצע תכנון זריז ומהיר של יחידות קטנות,
מתוך דגש על תוכנה עובדת ותקשורת בין המבצעים (אנחנו לצורך העניין) לבין הלקוח (בעל העסק לדוגמא).
השיטה הזאת חוסכת מבעל העסק או מכל לקוח שלנו, בעיות, עיכובים, חזרה לאחור בגלל תכנון לקוי, חסכון בזמן, וחסכון בכסף.
מה הם הכלים באמצעותם מיישמים תהליכי אוטומציה ואיך לבחור אותם
אז בואו נדבר על הכלים הנפוצים בתחום שמסייעים ליצור תהליכי אוטומציה.
יש חשיבות לבחירה של הכלים הנכונים עבור העסק.
מצד אחד חייבים לשים לב לבחירה של כלים שהם לא "גדולים" מדי על העסק כגון מערכות תוכנה יקרות
מאד שעסק בקנה מידה קטן לא צריך למעשה, ומצד שני חייבים לבחור כלים שיאפשרו מרחב של "גדילה" והתפתחות
של העסק.
מטבע הדברים, כל עסק חייב לשאוף לגדול ולהתפתח כמה שיותר וכתוצאה מכך כלי האוטומציה יהיו חייבים לתמוך ביותר
תהליכים ובעומס גבוה יותר של ביצוע התהליכים.
הכלים הנפוצים בתחום ניתנים לחלוקה ראשונית כללית "במבט על" לשני תחומים:
כלי אוטומציה ללא קוד , כלומר כלים שבהם יש ממשק גרפי GUI נוח שמאפשר גרירה ומיקום של אלמנטים על "משטח עבודה".
כל אלמנט מהווה פעולה מסויימת שהתהליך צריך לבצע כגון לדוגמא: הזנת נתונים למערכת מסויימת כגון מערכת CRM או בסיס נתונים כלשהו.
בנוסף מערכות אלה מאפשרות חיבור בין כל פעולה ליצירת של "שרשרת" ארוכה של פעולות שמהוות ביחד את היישום של תהליך אוטומציה מסוים.
דוגמאות לכלים נפוצים הם:
Make (formerly Integromat), Zapier, Integrately, Workato, IFTTT, Zoho Flow
כלי אוטומציה שמאפשרים לכתוב קוד.
הכוונה לקוד, למי שלא מכיר, היא סדרת הוראות שכותבים בשפת תכנות מסויימת כגון:
Node.js, C#, Python, וכ"ו.
בסופו של דבר המחשב מבצע את סדרת ההוראות הזאת וביצוע הוא למעשה מה שצריך לבצע בצורה ידנית שמתבצע בפועל
בצורה אוטומצטית על ידי המחשב.
כלים נפוצים בתחום הזה הם:
Pipedream, Autocode, ועוד…
צריך להדגיש שגם כלים ללא קוד מאפשרים לכתוב פיסות קטנות של קוד במקרים מסויימים אבל הדגש הוא על אינטראקציה עם
אלמנטים גרפיים כמתואר לעיל.
בכלים שמאפשרים כתיבה של קוד ארוך יותר יש תמיכה בממשק נוח במאפשר כתיבה של שורות קוד רבות.
דוגמא מצויינת לכך היא הכלי Pipedream שבו אפשר בנוחות רבה לכתוב הרבה מאד קוד בכמה שפות תכנות נפוצות.
הסבר קצר על איך עובדת האוטומציה מבחינה טכנית
חשוב להבין שהרבה תהליכי אוטומציה מיישמים פעולות שבוצעו באופן ידני וחייבו אינטראקציה עם כמה מערכות.
למשל אם התקבלו פניות של לידים למייל או ל Whatsapp של העסק, העובד שאחראי על השיווק מזין אותם למערכת
ה CRM , ניהול קשרי לקוחות של העסק, ולאחר מכן אנשי המכירות יוצרים קשר עם הלידים כדי לקבל עוד פרטים על מה שהם מעוניינים בו
באמצעות הטלפון או מסרים מידיים כגון Whatsapp.
במקרים כאלה נוצר צורך שמערכות שונות "ידברו" אחת עם השניה. למשל בהקשר לעיל, פרטי הלידים שהגיעו למייל או ל Whatsapp צריכים
להיכנס למערכת ה CRM, ולכן יש כאן שתי מערכות , מערכת מייל או Wahtsapp ומערכת ניהול קשרי הלקוחות – CRM (מומלץ מאד לקרוא את המאמר הבא על מערכות CRM).
כדי לממש את הקשר הזה בין כמה מערכות פותח בכל מערכת מודרנית ממשק תכנותי – API שמאפשר לבצע פעולות שונות במערכת כגון
כתיבת נתונים, עדכון נתונים, מחיקת נתונים, אחזור ושליפת נתונים, ועד…
כלי התוכנה למימוש אוטוציה שתוארו לעיל עושים שימוש בדיוק בממשק התכנותי הזה כדי לבצע את הפעולות השונות של התהליך, במערכות שונות.
בהקשר של התהליך שתואר לעיל, ברגע שמגיעים פרטים של לידים ל Whatsapp לדוגמא, הם יגיעו למערכת ייעודית שבתוכה אפשר לכתוב צ'אט בוט.
צ'אט בוט הוא למעשה תוכנה שתפקידה לנהל ולבצע תהליכים של דו-שיח עם לידים או לקוחות כדי לסייע לעסק במגוון תחומים כגון שיווק,
מכירות, שירות לקוחות, טיוב וקליטת לידים, שמירה על קשר עם לידים ולקוחות ועוד.
במקרה הזה תהליך של צ'אט בוט (וזה לא מחייב שיתנהל דו שיח אלא מספיק רק שיהיה תהליך במערכת שמריצה תהליכים של צ'אט בוטים)
יקבל את ההודעה שנישלחה על ידי ליד כלשהו ואז תבוצע קריאת HTTP אל הממשק של מערכת CRM לדוגמא , לממשק של מערכת Zoho CRM.
פרטי הליד, כגון שם, טלפון, מייל וכ"ו יכנסו אל מערכת ה CRM כדי שאנשי המכירות יוכלו לחזור אליהם.
במקרה כאן מעורבות שתי מערכות אבל בפועל תהליך אוטומציה יכול לערב הרבה יותר משתי מערכות ולתקשר עם כולן דרך הממשק של כל אחת מהן.
אז מה למדנו ולאן תמשיכו מכאן
ראינו איך אפשר להפוך משימות שונות בעסק לאוטומטיות באמצעות מגוון כלים ומערכות ולחסוך ים של זמן, להימנע מעבודה יומיומית משעממת שחוזרת על עצמה, ולחסוך כסף על שעות עבודה רבות של עובדים, ולנצל את העובדים למשימות שאי אפשר להפוך לאוטומטיות.
תמיד יהיו דברים בעסק שידרשו התערבות או עבודה של אדם ולא של מכונה אוטומטית ולכן בעלי עסקים צריכים לבחור בצורה נכונה איזה תהליכים כדאי ומומלץ להפוך לאוטומטיים.
ההשקעה בהפיכת תהליכים בעסק לאוטומטיים ברוב המקרים מחזירה את עצמה ואם תנסו לחשב את ההחזר על ההשקעה במימוש אוטומציה (ROI) תראו שברוב המקרים זה משתלם ושווה את ההשקעה.
חשוב להזכיר, שכדי לממש אוטומציה בעסק רצוי מאד להתייעץ עם בעל מקצוע שמכיר את התחום ואת הכלים הנפוצים לפני שמחליטים איך לבצע אותה ואיזה כלים לבחור.
ראינו כל כך הרבה מקרים שבהם בחירה לא נכונה של כלים וצורת מימוש של אוטומציה ממש הזיקו מאד לעסק ובין היתר גרמו לו להפסיד הרבה כסף, זמן, ולהיתקע עם מערכות שלא מתאימות או לא מסוגלות לבצע אוטומציות מיוחדות שכל עסק צריך.
ותמיד תמיד תזכרו שאם נראה לכם שכל העסקים הם אותו הדבר בתחום מסוים ויש להם צרכים דומים מבחינת יצירת תהליכי אוטומציה, המציאות מראה שזה ממש לא ככה וכל עסק חייב תמיד לחשוב איך הוא יהיה מסוגל ליצור תהליכי אוטומציה יותר מורכבים וייחודיים רק לעסק, כי כמעט כל עסק שונה באופן העבודה שלו, השיווק שלו, המכירות, שירות הלקוחות, התפעול, ועוד…
בדיוק בשביל אנחנו כאן, אז אתם מוזמנים להתייעץ איתנו, פשוט צרו קשר בטופס כאן למטה ונחזור אליכם בהקדם האפשרי.
נתראה במאמר הבא, ובינתיים שתהיה לכם אוטומציה נעימה !!!